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[IT168]用免費OA系統之前必須清楚的四個問題（下）
在上一篇文章中，我們邀請OA系統行業的領導廠商華天動力的市場總監陳先生，談了免費OA系統的兩個問題：有哪些免費OA系統？免費OA系統有什么好處？
今天，我們繼續談談另外兩個問題：
3、免費OA系統有什么問題？
凡事總是有利有弊，既然你享受了“免費”的好處，總要在其他方面承擔“免費”帶來的問題、風險和代價。這是很正常，也很合理的事情。
那么，免費OA系統會有什么問題呢？
1） 價值問題
在上文中，我們提到絕大多數免費的OA系統功能都很簡單，技術也比較低端，無法滿足用戶的個性化需求、復雜的流程管理需求，和全面協同辦公的需求，這樣的系統能夠能給企業帶來多大的價值，都值得商榷。
有的企業抱著“試試看”的想法，使用了免費OA系統，結果發現功能太簡單，沒什么大的作用，還以為所有的OA系統都這樣，覺得OA系統不過如此，這就造成了很大的誤解。
2） 安全問題
無論是哪種類型的免費OA系統，都在安全性上存在很大問題，包括數據的安全性以及運行的安全性。
作為企業內部溝通和管理的工具，企業必然要在OA系統中傳遞、共享大量的業務信息、財務數據和各類文檔，而免費OA系統通常架構脆弱，漏洞多發，是否存在后門也是未知，如果這些資源外泄，必將給企業帶來嚴重的損失。
由于免費的OA系統設計不完善，很容易發生宕機、掉線、丟失數據等現象，這也會給日常使用造成很大困擾。
3） 服務問題
OA系統的服務可以分為三大類，一類是日常使用的支持，比如有哪些功能不會用了，可以尋求廠商的支持；第一類是個性化開發的支持，比如有什么個性化的需求，請廠商來做二次開發；第三類是系統升級的服務，保證系統處于最佳狀態和最新功能。
對這三類服務來說，免費OA系統都很難做到。相對來說，云OA的服務更有保障一些，因為它是提供統一在線服務的，可以實時維護、更新云平臺。但是對于第二類服務，他就比較難辦了，有的收取很高的開發費用，有的根本就無法提供。
4） 數據遷移問題
免費OA系統的數據遷移和保存是個大問題，傳統OA廠商提供的免費版通常采用了和主打產品不同的技術平臺，如果你想升級到更高的版本，并且把數據也直接遷移過去，對不起，實現不了。只能重新購買，重新設置，重新錄入。
而云OA中的數據遷移和保存同樣比較困難，你的數據被全部保存在廠商的云服務器上，只要你使用了這套系統，要么一直用下去，要么完全丟掉不用。
至于破解版的OA系統，更是難說了，不知道哪一天就會丟掉所有數據。
5） 隱形成本問題
免費OA系統真的免費么？不見得。
我們知道，免費OA系統通常只提供了最低保障的許可用戶數和功能，如果你要增加用戶，拿錢；如果你要增加功能，拿錢；如果你要做一點個性化開發，拿錢；如果你要一次單獨的服務或培訓，拿錢。
別以為每次拿的錢不多，累積起來，可能足夠你購買一套終身授權的專業OA系統。
而且，免費OA系統一旦出了問題，可能給整個企業帶來難以挽回的損失，這些損失包括經濟成本、時間成本、精力成本等等，這就更得不償失了。
4、什么企業在使用免費OA系統？
目前，免費OA系統的主要用戶群體是小微企業、工作室、虛擬團隊、服務行業內的小企業，以及大企業中的小部門。他們的共同特點就是人數少，需求簡單，基本上只要能實現信息、文件的傳遞和共享就可以了。
看來，天下沒有免費的午餐，尤其是對于企業級應用來說。免費OA系統看起來很美，但也隱藏著大量的風險和成本。
要省錢，還是要省心，企業還是根據自己的情況謹慎選擇吧。
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華天
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