企業在走向發展壯大的過程中,一定伴隨著部門的發展和壯大,部門的職能和分工越來越細,人員構成越來越復雜,隨之將產生部門工作的管理問題,如何提升部門工作效率和信息化管理?華天動力
OA系統,賦能部門工作管理,合理規劃部門工作。
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OA的部門工作管理模塊分成五項功能,部門計劃、部門日記、部門考勤、部門文檔和部門郵件。部門主頁是部門工作情況的整體統計,屬于門戶類總覽,可以清晰看到整個部門的人員動向和部門工作情況,掌握整個部門的人員及工作部署,合理安排部門員工當下的工作及未來的工作計劃。企業中管理的本質是對人員、事務的安排,良性的部門管理,將大大提高不同部門間、部門中的不同員工間的協作和默契。
部門計劃將計劃按照時間長短進行分類,最短的以日計算,最長的以年計,計劃由部門領導上級增減,根據實際情況進行安排。在計劃后的括號中顯示出此時間段內部門計劃都有多少項,增加新計劃可直接點擊添加,支持本地文件作為工作計劃的導入和導出。筆者認為,工作計劃功能作為部門周期性的工作安排,簡潔明了地提供給部門員工工作指引,員工在每日登陸系統后直接可以看到當天、本周或當月的工作計劃,避免了大會、小會過多占用員工工作時間,影響工作效率。
部門日記功能可以記錄部門內部工作人員的日程、任務及審批工作的完成情況,部門工作人員可以將當天工作情況通過部門日記作為每日的工作匯報報送給部門領導,包括工作中遇到的困難和問題同樣可以通過部門日記進行記錄和反饋。部門日記功能解決了企業內部每日工作匯報環節,同樣是企業管理信息化的表現之一,旨在提高管理效率和工作效率。
部門考勤功能模塊細分為部門考勤統計、部門加班統計、部門年假統計三大類,提供部門考勤表單,內含姓名、所屬部門、應出勤、實際出勤、遲到次數、曠工次數、加班小時數、事假、病假、出差等時間統計,部門員工工作時間及假期一覽無余。
部門文檔功能模塊可以將部門技術性資料和工作流程、工作制度等存放在系統硬盤中,只有所屬部門用戶可憑借預先設置的權限進行預覽或下載,同時支持ZIP&RAP文件的上傳。在華天動力
OA的部門文檔中,筆者直觀感受到部門工作資料存放的必要性,大量電子文檔代替原有紙質文件,方便員工查閱和復制,避免資料丟失和資料占用的情況。部門制度以電子方式顯示和下載,減少了企業資源的浪費,節約辦公成本。
部門郵件箱是部門內部用來收發郵件的功能性模塊,可按照郵件箱、郵件賬號、閱讀人進行查詢,而且可以將郵件移動到不同郵箱,針對部門內部郵件可進行直接收發、回復、批量回復、轉發、刪除和永久刪除。功能更為強大的部門郵箱和人性化的設計將保證用戶在實際工作中的方便性和易用性。
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OA中的部門工作從13000多個成功案例中做出總結,高度概括了不同類型企業在各個部門工作中所需的功能相似點以及不同點,將信息化管理落實到各個部門,側重部門工作效率和工作流程的改善,引導企業走向信息化管理道路。
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