注冊(cè)一家公司，制作一個(gè)網(wǎng)站，開(kāi)發(fā)一款游戲，研發(fā)一款新品，甚至是組織一場(chǎng)球賽，舉辦一個(gè)Party，這些都可以納入項(xiàng)目管理的范疇。在日趨復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境下，任何組織要想在有限的時(shí)間和資源內(nèi)，合理有效地將人、財(cái)、物有機(jī)整合完成特定目標(biāo)，如果還沿用傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式未免有些不合時(shí)宜和低效。
下面，本文就以此為線索，從現(xiàn)代企業(yè)管理的角度， 以華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)為例，深度分析OA系統(tǒng)如何融入組織的各項(xiàng)事務(wù)，打通組織的“任督二脈”，如何對(duì)各類項(xiàng)目進(jìn)行全生命周期的科學(xué)管理，如何用OA系統(tǒng)為達(dá)到組織的特定目標(biāo)而開(kāi)展計(jì)劃、組織、溝通、控制與反饋。
如上圖，項(xiàng)目管理的生命周期開(kāi)始于對(duì)項(xiàng)目需求與預(yù)算的評(píng)估，中間分別經(jīng)歷了項(xiàng)目立項(xiàng)審批，項(xiàng)目分解，項(xiàng)目計(jì)劃與任務(wù)安排，項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)與進(jìn)度管理，項(xiàng)目文檔管理與經(jīng)驗(yàn)沉淀，最終結(jié)束于對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析與報(bào)表，從起點(diǎn)到終點(diǎn)，
OA系統(tǒng)都貫穿項(xiàng)目管理的整個(gè)生命周期。
1.立項(xiàng)審批
項(xiàng)目需求與預(yù)算評(píng)估
項(xiàng)目需求，來(lái)源于組織的特定目標(biāo)，比如一家公司要擴(kuò)大品牌知名度，往往需要組織一系列的市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，大到全國(guó)巡展，小到新品發(fā)布，每一個(gè)活動(dòng)都是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的項(xiàng)目，公司管理層需要對(duì)每個(gè)活動(dòng)的需求與預(yù)算進(jìn)行評(píng)估，比如活動(dòng)主題、客群定位、方案可行性、廣告投入及其他費(fèi)用預(yù)算。
新建項(xiàng)目
對(duì)項(xiàng)目需求、可行性及預(yù)算進(jìn)行評(píng)估過(guò)后，要調(diào)動(dòng)公司的資源來(lái)運(yùn)作項(xiàng)目，就需要在公司內(nèi)部進(jìn)行立項(xiàng)，如下圖，在華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)中創(chuàng)建新項(xiàng)目，除了項(xiàng)目基本信息外，還可以同時(shí)設(shè)置項(xiàng)目預(yù)算與項(xiàng)目成員。
立項(xiàng)審批
由市場(chǎng)活動(dòng)的項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)起新品發(fā)布會(huì)的項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，由公司領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行審批，公司營(yíng)銷副總/總經(jīng)理可以在審批新品發(fā)布會(huì)的立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)，可以查看項(xiàng)目需求評(píng)估與預(yù)算評(píng)估，從項(xiàng)目申請(qǐng)表的附件中還可以看到新品發(fā)布會(huì)的策劃方案。
2.項(xiàng)目分解
立項(xiàng)通過(guò)后，項(xiàng)目經(jīng)理就可以開(kāi)始把項(xiàng)目逐級(jí)分解成若干可控可執(zhí)行的具體任務(wù)，同時(shí)這也是整合公司資源共同完成項(xiàng)目目標(biāo)的起點(diǎn)。
作為新品發(fā)布會(huì)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，市場(chǎng)部經(jīng)理現(xiàn)在就需要把新品發(fā)布會(huì)分解為若干個(gè)具體的任務(wù)分別由不同職能的人員負(fù)責(zé)，比如文案策劃負(fù)責(zé)輸出發(fā)布會(huì)媒體宣傳的新聞稿件、宣傳物料的文字版；美工負(fù)責(zé)平面設(shè)計(jì)，宣傳冊(cè)、彩頁(yè)；公關(guān)經(jīng)理負(fù)責(zé)邀約媒體、發(fā)布會(huì)前期預(yù)熱、事中升溫和事后的持續(xù)報(bào)道，向擬邀嘉賓發(fā)出邀請(qǐng)函；活動(dòng)專員負(fù)責(zé)聯(lián)系活動(dòng)公司、預(yù)訂場(chǎng)地、確定會(huì)議流程和會(huì)場(chǎng)布置方案；網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)新品發(fā)布會(huì)網(wǎng)站專題的制作；采購(gòu)人員負(fù)責(zé)按照禮品清單購(gòu)買(mǎi)嘉賓禮品和參會(huì)人員禮品；銷售人員負(fù)責(zé)邀約潛在客戶和老客戶參加發(fā)布會(huì)。具體如下圖“新品發(fā)布會(huì)項(xiàng)目分工圖”，
3.項(xiàng)目計(jì)劃與任務(wù)安排
項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)將上述項(xiàng)目成員及其所負(fù)責(zé)的子項(xiàng)目?jī)?nèi)容錄入
OA系統(tǒng)，并指定每個(gè)子項(xiàng)目完成時(shí)間，如下圖：新品發(fā)布會(huì)任務(wù)列表
項(xiàng)目分解完成后，所有項(xiàng)目成員會(huì)即時(shí)在自己的
OA系統(tǒng)界面收到新消息提醒，每個(gè)成員都可以很清晰地看到自己所負(fù)責(zé)的內(nèi)容。比如活動(dòng)專員在收到新消息提醒后，會(huì)在“我的項(xiàng)目”中看到自己在新品發(fā)布項(xiàng)目里的工作分工，以及需要與其他成員配合完成的工作內(nèi)容，下圖是活動(dòng)執(zhí)行王義負(fù)責(zé)的任務(wù)，
下圖是活動(dòng)執(zhí)行王義參與的任務(wù)，
活動(dòng)專員可以在華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)里對(duì)自己的分工內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化，具體到若干個(gè)任務(wù)，在OA系統(tǒng)里錄入自己的各個(gè)子任務(wù)的目標(biāo)、內(nèi)容、關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)、需要其它成員配合的子任務(wù)，以及此任務(wù)的最終完成時(shí)間。
4.項(xiàng)目成員的任務(wù)協(xié)同
項(xiàng)目成員的各個(gè)子項(xiàng)目有的是可以獨(dú)立完成的，但多數(shù)都是需要成員間的無(wú)縫配合一同完成的，比如在新品發(fā)布會(huì)項(xiàng)目中的文案策劃與美工之間的協(xié)同配合就是非常頻繁的，如下圖，
要完成宣傳冊(cè)制作的子任務(wù)，文案策劃先在OA系統(tǒng)中提交宣傳冊(cè)的文字稿，經(jīng)市場(chǎng)部經(jīng)理確認(rèn)后，再交由美工設(shè)計(jì)排版。
5.項(xiàng)目狀態(tài)與進(jìn)度管理
新品發(fā)布會(huì)的所有項(xiàng)目成員都會(huì)在
OA系統(tǒng)里制定自己所負(fù)責(zé)子項(xiàng)目的任務(wù)計(jì)劃，華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所有項(xiàng)目成員的工作計(jì)劃，匯總生成新品發(fā)布會(huì)項(xiàng)目總體的甘特圖，如圖所示，
如上圖，新品發(fā)布會(huì)的所有子項(xiàng)目、工作任務(wù)的起止時(shí)間都會(huì)顯示在圖中，公司總經(jīng)理或營(yíng)銷副總可以了解發(fā)布會(huì)的總體進(jìn)度，各部門(mén)的配合協(xié)調(diào)情況，預(yù)算是否已經(jīng)到位；市場(chǎng)部經(jīng)理可以明確地知道發(fā)布會(huì)的宣傳冊(cè)什么時(shí)間可以印刷完成，嘉賓邀請(qǐng)函是否已經(jīng)發(fā)出，媒體稿件、宣傳物料是否完成，發(fā)布會(huì)所需的各類禮品是否已經(jīng)采購(gòu)入庫(kù)，銷售人員邀約潛在客戶的情況。
6.項(xiàng)目文檔管理與經(jīng)驗(yàn)沉淀
在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中產(chǎn)生的所有文檔，都可以記錄在華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)里。舉辦一個(gè)新品發(fā)布會(huì)，從前期的方案策劃、可行性分析、預(yù)算申報(bào)、立項(xiàng)審批，到后期的新聞通稿、會(huì)場(chǎng)布置方案、開(kāi)場(chǎng)視頻、產(chǎn)品演示文檔、宣傳物料的平面設(shè)計(jì)稿、邀請(qǐng)函、禮品的報(bào)價(jià)清單，與外部公關(guān)公司簽訂的合同等資料都會(huì)一一記錄在
OA系統(tǒng)里新品發(fā)布會(huì)項(xiàng)下的文檔管理中心，如下圖，
在項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程中，所有項(xiàng)目成員都可以隨時(shí)查看、更新與項(xiàng)目相關(guān)的文檔；項(xiàng)目完成之后，這些文檔會(huì)成為項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)積累在
OA系統(tǒng)里，日后如果有類似市場(chǎng)項(xiàng)目，只要找到新品發(fā)布會(huì)，其項(xiàng)下的所有文檔就都可以呈現(xiàn)出來(lái)。
7.項(xiàng)目數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析與報(bào)表
項(xiàng)目完成后，公司的高層管理者可以了解到有關(guān)發(fā)布會(huì)項(xiàng)目執(zhí)行效果的數(shù)據(jù)，比如在前期預(yù)熱階段，有多少潛在用戶參與了我們的網(wǎng)站專題活動(dòng)，有多少粉絲閱讀、收藏或轉(zhuǎn)發(fā)了我們的圖文消息，在整個(gè)發(fā)布會(huì)階段，我們的官網(wǎng)流量和電話咨詢量是否有顯著提高，又有多少潛在用戶回復(fù)了我們的電子邀請(qǐng)函。
除了新品發(fā)布會(huì)，公司管理層還可以在華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)中了解近期所有項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，如下圖所示，
至此，不難看出，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以深度參與項(xiàng)目管理的整個(gè)生命周期，通過(guò)貫穿組織所有部門(mén)與項(xiàng)目相關(guān)的審批流程，打通組織的“任督二脈”，有效整合所有部門(mén)的人、財(cái)、物資源，達(dá)成特定的項(xiàng)目目標(biāo)。同時(shí)更重要地，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)依據(jù)不同的管理需要，提取和匯總了與項(xiàng)目有關(guān)的所有信息，可以從多個(gè)角度分別對(duì)項(xiàng)目的推進(jìn)情況、項(xiàng)目成員協(xié)同度、項(xiàng)目預(yù)算控制、項(xiàng)目審批流轉(zhuǎn)效率、項(xiàng)目文檔產(chǎn)出與市場(chǎng)效果進(jìn)行分析，從而達(dá)到組織對(duì)各類型項(xiàng)目完整生命周期的最優(yōu)管理狀態(tài)。
OA系統(tǒng)：
http://www.wanlilong.cn/ 
