由于工作需要，黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位經(jīng)常要召開內(nèi)部會議或參加外部會議，這些會議涉及的領(lǐng)導(dǎo)和部門科室范圍不一，人數(shù)也不盡相同，有時候甚至還會出現(xiàn)多個會議同時召開的情況。我們知道會議主要由發(fā)起、通知、召開、記錄和落實(shí)等幾個方面組成，對于會務(wù)工作人員來說還要涉及到會議室管理的內(nèi)容，當(dāng)會議數(shù)量較多且密集召開的時候，如何科學(xué)、高效地進(jìn)行會議管理成為了一個不容忽視的問題。
根據(jù)工作要求，不論是單位內(nèi)部召開會議還是參加上級或同級的外部會議，都需要提前通知與會人員并做好相關(guān)會務(wù)、接待（接送）安排。但在實(shí)際工作中，由于各類會議的并發(fā)性、指向性以及會議室安排上的信息不對稱，可能會出現(xiàn)同一與會人需要在同一時間段參加兩個不同會議，或者同一會議室在同一時間段面臨兩個不同會議的情況，這往往給會議管理部門（如辦公室或綜合科）帶來不小的麻煩。對于采用了華天動力政務(wù)版
OA系統(tǒng)的政府部門和機(jī)關(guān)單位來說，上述問題就能夠輕松避免。
華天動力政務(wù)版OA系統(tǒng)提供了專門的會議管理功能模塊，不但建立了會議日歷便于查看會議安排情況，而且從與會人員、會議室占用、會議的具體管理和會議紀(jì)要生成等相關(guān)內(nèi)容都進(jìn)行了相當(dāng)全面的功能設(shè)計，能夠滿足會議管理的幾乎所有需要，幫助政府部門和機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)更加準(zhǔn)確、高效和務(wù)實(shí)的會議管理目標(biāo)。
會議發(fā)起：
當(dāng)接到外部會議通知或內(nèi)部會議安排時，行政秘書或者系統(tǒng)管理員就可以在
OA系統(tǒng)中“個人辦公”欄目下的“我的行政”子欄目中點(diǎn)擊“會議發(fā)起”按鈕，進(jìn)入OA系統(tǒng)會議發(fā)起窗口。在這個窗口中，會議主題、選擇會議室和與會人員是三個必填（選）項(xiàng)，會議類型、主持人、主辦部門、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、會議開始與結(jié)束時間、會議紀(jì)要員、資源準(zhǔn)備、會議內(nèi)容等均可自由填寫或選擇添加。在窗口最下方還提供了一個附件欄，可將外部會議通知的文件或電話記錄內(nèi)容以電子檔的形式上傳OA系統(tǒng)，供后續(xù)審核者參考。
會議審批：
OA系統(tǒng)默認(rèn)由管理員對會議發(fā)起進(jìn)行審批，
OA系統(tǒng)管理員確認(rèn)信息無誤之后，可以根據(jù)實(shí)際情況選擇同意、不同意，也可以對會議審批添加備注或退回申請，在某些情況下甚至還可以直接結(jié)束審批將此會議申請擱置。
會議通知：
當(dāng)會議發(fā)起申請通過
OA系統(tǒng)審批之后，會議通知將以系統(tǒng)消息的形式通知所有與會人員。但OA系統(tǒng)會議發(fā)起者（行政秘書或管理員）仍然可以點(diǎn)擊“發(fā)送會議通知”按鈕，在彈出的窗口中選擇通知人員（未回執(zhí)人員或與會人員）和通知方式（系統(tǒng)消息、電子郵件、手機(jī)短信）后，進(jìn)行一鍵發(fā)送通知，非常方便。OA系統(tǒng)人性化的會議通知設(shè)定，使得會議通知變得相當(dāng)高效和輕松，大大減輕了傳達(dá)會議通知的工作量并提高了會議通知速度，與會人員能否參會也可以在回執(zhí)列表中一目了然。
會議變更：
有的時候會遇到會議推遲、取消等情況，那么
OA系統(tǒng)會議發(fā)起者可以提前1天進(jìn)行會議變更或取消的操作，變更或取消之后會以系統(tǒng)消息的形式通知所有與會人員。如果是會議當(dāng)天臨時推遲或取消的話，可以通過OA系統(tǒng)發(fā)布系統(tǒng)消息通知與會人員。
會議日歷：
在OA系統(tǒng)會議日歷中，用戶可以查看最近一周的會議安排情況，包括與會人員、會議室使用情況和具體會議時間段等信息。
OA系統(tǒng)會議日歷可以按日、按周或按列表進(jìn)行查看，其中按日、按周查看可以更直觀地看出會議安排的分布情況，便于會議審批者對新到的會議發(fā)起申請進(jìn)行審批，從而及時協(xié)調(diào)、有效避免與會人員和會議地點(diǎn)的沖突。
會議簽到：
政府部門的很多會議都是需要各單位人員來參加，所以對于會前的簽到工作非常難處理。目前，采用的方式通常是打印簽到表，由各單位人員直接簽署姓名及所在單位、聯(lián)系方式等信息，但是這種方式經(jīng)常會出現(xiàn)代簽、換人替簽等多種問題，對于會后的統(tǒng)計工作也比較困難。鑒于此種情況，華天動力政務(wù)
OA系統(tǒng)的會議管理中增加了會議簽到功能。
該功能不僅能夠能夠自動導(dǎo)出會議簽到表提供打印外，更是提供了微信掃碼簽到、APP掃碼簽到等多種簽到功能。為了防止出現(xiàn)有現(xiàn)場人員拍照簽到二維碼發(fā)給沒來開會的人員這種情況，系統(tǒng)的二維碼采用類似于微信、支付寶付款的方式，動態(tài)隨機(jī)生成。即使會場外人員收到二維碼，在掃碼后會因?yàn)槎S碼失效而無法簽到。
以上只是華天動力政務(wù)版
OA系統(tǒng)的會議管理模塊的使用流程簡介，在實(shí)際應(yīng)用中這套政務(wù)版OA系統(tǒng)還可以根據(jù)需要過行多樣化的會議維護(hù)、會議發(fā)起（包括周期性會議創(chuàng)建），會議結(jié)束后，會議紀(jì)要員完成會議紀(jì)要填寫后可以發(fā)布給相關(guān)人員傳閱學(xué)習(xí)，需要辦理的工作內(nèi)容可以直接轉(zhuǎn)為任務(wù)進(jìn)行分配，使會議的要求和精神得以有效執(zhí)行和落實(shí)。
OA系統(tǒng)：
http://www.wanlilong.cn/
